APIVITA

Case Study: Lean Six Sigma

Κλάδος: Παραγωγή & Διακίνηση φυσικών καλλυντικών & προϊόντων αρωματοθεραπείας

Όνομα Εταιρίας: APIVITA Α.Ε.

Περίοδος υλοποίησης έργου: Οκτώβριος 2006 – Ιανουάριος 2007

Παρουσίαση της εταιρίας

Η APIVITA ιδρύθηκε το 1979 από τον Νίκο και τη Νίκη Κουτσιανά. Ο τομέας δραστηριοποίησής της είναι η παραγωγή και διακίνηση φυσικών καλλυντικών και προϊόντων αρωματοθεραπείας.

Η φιλοσοφία της APIVITA πηγάζει από το λογότυπό της:

apis (=μέλισσα) και vita (=ζωή)

Σήμερα η APIVITA απασχολεί περισσότερους από 200 υπαλλήλους. Οι κεντρικές εγκαταστάσεις της βρίσκονται στη Μεταμόρφωση (Αττική) ενώ οι κεντρικές της αποθήκες στην Άνοιξη.

Στο σχήμα 1 παρουσιάζονται οι τέσσερις σειρές προϊόντων της εταιρίας, που καλύπτουν περισσότερους από 300 κωδικούς.

Σχήμα 1: Οι τέσσερις σειρές προϊόντων της APIVITA)

Η εξέλιξη των πωλήσεων

Στο σχήμα 2 απεικονίζεται η διαχρονική εξέλιξη τω πωλήσεων της εταιρίας κατά τα έτη 2000 – 2005. Αυτό που παρατηρείται είναι μία σταδιακή άνοδος του τζίρου, με ιδιαίτερα σημαντικό ρυθμό αύξησης των πωλήσεων του εξωτερικού, όπου το 2005 έφθασαν να αντιπροσωπεύουν το 10% του συνολικού της τζίρου.

Σχήμα 2: Η εξέλιξη των πωλήσεων της APIVITA κατά τα έτη 2000 – 20005)

 

Οι πελάτες και τα κανάλια διανομής της εταιρίας

Στην ελληνική αγορά η APIVITA έχει παρουσία σε περισσότερα από 4.000 φαρμακεία. Η APIVITA είναι αναγνωρισμένη ως μία εταιρία με καινοτόμα, ασφαλή και αποτελεσματικά φυσικά προϊόντα.

Παράλληλα, δραστηριοποιείται και σε αγορές του εξωτερικού, με παρουσία σε 17 χώρες και περισσότερα από 2.000 σημεία πώλησης.

Τα προϊόντα της APIVITA διανέμονται στην ελληνική αγορά μέσα από τρία κανάλια:

  • Φαρμακεία
  • Shop – in – Shop
  • Κατάστημα APIVITA Stores στο Κολωνάκι

Στο εξωτερικό, τα προϊόντα της διανέμονται μόνο μέσα του καναλιού Shop – in – Shop.

Ανάλυση SWOT (Strengths – Weaknesses – Opportunities – Threats) της APIVITA

Στο σχήμα 3 συνοψίζονται οι κυριότερες δυνάμεις, αδυναμίες, ευκαιρίες και απειλές της APIVITA.

Σχήμα 3: Ανάλυση SWOT της APIVITA)

Τμηματοποίηση του πελατολογίου της APIVITA

Εστιάζοντας στην Ελληνική αγορά και στο κανάλι των φαρμακείων, η APIVITA χωρίζει τα φαρμακεία σε 4 κατηγορίες:

  • Pro
  • Total
  • Silver
  • Gold

Τα κριτήρια που ακολουθεί για αυτή την κατηγοριοποίηση έχουν να κάνουν με:

  • Τον τζίρο του κάθε φαρμακείου σε προϊόντα της APIVITA
  • Την τοποθεσία του φαρμακείου
  • Την ύπαρξη ή όχι οργανωμένου τμήματος καλλυντικών

Ανάλογα με την κατηγορία στην οποία ανήκει το κάθε φαρμακείο, λαμβάνει και την αντίστοιχη υποστήριξη από την APIVITA για την προώθηση των προϊόντων της, με τα καταστήματα της κατηγορίας Gold να λαμβάνουν την μεγαλύτερη υποστήριξη.

Εστίαση και καθορισμός οργανωσιακού προβλήματος

Ύστερα από μία περίοδο αρχικών συνεντεύξεων με τα στελέχη και τους υπαλλήλους αλλά και καταγραφή των κυριότερων διαδικασιών της APIVITA, διαπιστώθηκε ότι τα κριτήρια για τις παροχές της προς τα φαρμακεία, και συγκεκριμένα αυτά της κατηγορίας Gold, εφαρμόζονταν με τρόπο εμπειρικό / τυχαίο και μη συστηματοποιημένο, με αποτέλεσμα η APIVITA να μην γνωρίζει με ακρίβεια την ανταποδοτικότητα των παροχών της.

Υπό την έννοια αυτή, το οργανωσιακό πρόβλημα προς επίλυση διατυπώθηκε ως εξής:

«Απουσία συγκεκριμένων κριτηρίων καθορισμού της σχέσης παροχών – προσυμφωνημένου τζίρου στα φαρμακεία κατηγορίας Gold»

 Για την ποσοτικοποίηση του συγκεκριμένου προβλήματος, δημιουργήθηκε ο παρακάτω δείκτης:

Παράλληλα, οι ακόλουθοι δείκτες επιλέχθηκαν ως δευτερεύουσες μεταβλητές ελέγχου:

  • Η μέση τιμή των προϊόντων της APIVITA στα gold φαρμακεία
  • Ο συνολικός αριθμός των gold συμβολαίων

Αφού υπολογίστηκε ο δείκτης αποδοτικότητας παροχών για το έτος 2006 (λαμβάνοντας υπόψη τους μήνες Ιανουάριο – Σεπτέμβριο) ίσος με 5,5 ως στόχος του έργου τέθηκε η αύξηση αυτού του δείκτη κατά μία μονάδα, δηλαδή, στο διάστημα Οκτωβρίου 2006 – Ιανουαρίου 2007 ο δείκτης να λάβει τιμή ίση με 6,5 (σχήμα 4).

Για τις μεταβλητές ελέγχου, ο στόχος που τέθηκε ήταν να κρατήσουν τις τιμές τους σταθερές κατά το παραπάνω διάστημα

Σχήμα 4: Απεικόνιση αρχικής κατάστασης και στόχου για τον δείκτη αποδοτικότητας παροχών

Ανάλυση των διαδικασιών της εταιρίας

Με την βοήθεια του εργαλείου SIPOC (Suppliers-Inputs-Processes-Outputs-Customers, σχήμα 5) αποτυπώθηκε περιληπτικά η διαδικασία προσφοράς παροχών στα Gold φαρμακεία.

Στη στήλη ‘Εκροές’ περιλαμβάνονται τα προϊόντα/υπηρεσίες που παρέχονται από την επιχείρηση ενώ στη στήλη ‘Πελάτες’ απαριθμούνται με αντίστοιχο χρωματισμό οι πελάτες στους οποίους απευθύνονται τα προϊόντα της επιχείρησης.

Στη στήλη ‘Διαδικασία’ αναφέρονται τα βήματα που ακολουθούνται κατά την παραγωγή της πλαστικής συσκευασίας.

Τέλος στις στήλες ‘Εισροές’ και  ‘Προμηθευτές’ αναφέρονται αντίστοιχα οι παραγωγικοί συντελεστές που χρησιμοποιούνται κατά την παραγωγική διαδικασία καθώς και οι πάροχοί τους.

 

 

Σχήμα 5:  SIPOC της διαδικασίας προσφοράς παροχών στα φαρμακεία

 

Στη συνέχεια η διαδικασία αποτυπώθηκε περαιτέρω με τη βοήθεια ενός Διαγράμματος Ροής (Flowchart Diagram – σχήμα 6). Στον κάθετο άξονα παρουσιάζονται οι ρόλοι – άτομα που είναι υπεύθυνα για κάθε μία από τις διαδικασίες, ενώ οριζοντίως σημειώνονται τα στάδια της διαδικασίας. Στο εσωτερικό του σχήματος απεικονίζονται οι διάφορες δραστηριότητες που λαμβάνουν χώρα κατά την εκτέλεση της διαδικασίας.

Με τον τρόπο αυτό εντοπίσθηκαν και οι δραστηριότητες που προσδίδουν αξία στον πελάτη (σημειώνονται με VA) καθώς και εκείνες που δεν προσδίδουν αξία στον πελάτη (σημειώνονται με NVA).

Σχήμα 6: Διάγραμμα ροής της διαδικασίας προσφοράς παροχών στα φαρμακεία

Συλλογή δεδομένων και εντοπισμός των αιτιών του προβλήματος

Το επόμενο στάδιο του έργου περιελάμβανε τη συλλογή στοιχείων που θα οδηγούσαν στον εντοπισμό των αιτιών του προβλήματος. Τα στοιχεία συλλέχθηκαν από διάφορες πηγές, όπως φαίνεται στο σχήμα 7.

Οι κυριότερες πηγές συλλογής δεδομένων και στοιχείων ήταν: συνεντεύξεις, παρατηρήσεις, παράπονα, αντιπρόσωποι εξυπηρέτησης πελατών, πληροφορίες για την επιχείρηση καθώς και σχετική  έρευνα που διεξήχθη στους πελάτες της.

 

Σχήμα 7: Πηγές συλλογής δεδομένων

 

Μία πρώτη εκτίμηση των προβλημάτων, πραγματοποιήθηκε με χρήση του εργαλείου Fishbone (σχήμα 8).

Στο εργαλείο αυτό – που έχει την μορφή ψαροκόκαλου – τοποθετείται το πρόβλημα προς επίλυση στο «κεφάλι» του ψαροκόκαλου και αναλύεται περαιτέρω στις επιμέρους συνιστώσες του.

Σχήμα 8:  Fishbone με την ανάλυση των αιτιών του προβλήματος

 

Στη συνέχεια σχεδιάστηκε και πραγματοποιήθηκε μία έρευνα, με στόχο την περαιτέρω αποτύπωση των αναγκών των πελατών της APIVITA.

Η έρευνα πραγματοποιήθηκε με χρήση δομημένου ερωτηματολογίου και είχε τα παρακάτω χαρακτηριστικά:

  • Διάρκεια έρευνας: 2 εβδομάδες
  • Περιοχή Διεξαγωγής: Αττική
  • Κατηγορία Συμμετεχόντων στην Έρευνα: Φαρμακεία με Gold Συμβόλαια
  • Αριθμός Συμμετεχόντων Φαρμακείων: 33

Στο σχήμα 9 παρουσιάζονται ορισμένα χαρακτηριστικά ευρήματα της έρευνας.

Σχήμα 9: Χαρακτηριστικά ευρήματα της έρευνας

 

Στη συνέχεια, και με δεδομένη τόσο την διαδικασία παροχών, όσο και τα αποτελέσματα της έρευνας ακολούθησε περαιτέρω ανάλυση για τον εντοπισμό των αιτιών του προβλήματος, σταθμίζοντας τις εισροές (X) και τις εκροές (Y) της διαδικασίας με την βοήθεια του κατάλληλου εργαλείου (XY Matrix – σχήμα 10).

Σχήμα 10: XY Matrix για την στάθμιση των εισροών και εκροών της διαδικασίας

 

Το συμπέρασμα που προκύπτει από το XY Matrix είναι ότι οι πλέον σημαντικοί παράμετροι για την επιτυχή και κερδοφόρα συνεργασία με φαρμακεία μέσα από Gold συμβόλαια είναι:

  • Η Γνώση των χαρακτηριστικών των πελατών (φαρμακείων)
  • Η περιοδική διεξαγωγή ερευνών και η ενδελεχής μελέτη των τάσεων της συγκεκριμένης αγοράς

Στο τελικό στάδιο της ανάλυσης για τον εντοπισμό των αιτιών του προβλήματος έγινε χρήση του εργαλείου FMEA (Failure Mode & Effect Analysis – σχήμα 11).

Στο εργαλείο αυτό εξετάζεται για κάθε βήμα της διαδικασίας τι μπορεί να μην λειτουργήσει σωστά, ποιο το αποτέλεσμα σε αυτήν την περίπτωση, ποια τα αίτια αυτής της δυσλειτουργίας καθώς και ποιοι είναι οι μηχανισμοί ελέγχου που διασφαλίζουν την ορθή λειτουργία του συγκεκριμένου βήματος.

Στη συνέχεια, και με βάση μία συγκεκριμένη λογική βαθμονόμησης, προκύπτουν τα βήματα εκείνα που χρίζουν εστίαση κατά προτεραιότητα και σχεδιάζονται οι αντίστοιχες ενέργειες.

Σχήμα 11: FMEA για την ανάλυση πιθανών σεναρίων αποτυχίας και τη κατάρτιση ενός σχεδίου δράσης

Προτεινόμενες ενέργειες και υλοποίησή τους

Οι ενέργειες που προέκυψαν από την ανάλυση FMEA αποτελούν ουσιαστικά το πρώτο από τα δύο σκέλη της προτεινόμενης λύσης, υπό την μορφή ενός σχεδίου δράσης (action plan).

Το δεύτερο σκέλος της προτεινόμενης λύσης είχε να κάνει με την επανεξέταση των παροχών που προσέφερε η APIVITA στα Gold φαρμακεία.

Με δεδομένη την έως τώρα ανάλυση και τα αποτελέσματα της έρευνας, τροποποιήθηκε αντίστοιχα και η πολιτική παροχών στα Gold συμβόλαια, όπως φαίνεται στον πίνακα του σχήματος 12.

Σχήμα 12: Προτάσεις για την τροποποίησης της πολιτικής παροχών στα Gold συμβόλαια

Αναφορά αποτελεσμάτων – κλείσιμο έργου

Το τελικό στάδιο του έργου αφορούσε την μέτρηση των αποτελεσμάτων. Η μέτρηση έγινε στα τέλη Ιανουαρίου του 2007, όταν το σχέδιο δράσης αλλά και οι προτάσεις για την αλλαγή των παροχών είχαν υλοποιηθεί. Μετρώντας τους τρεις δείκτες που καθόριζαν την επιτυχή έκβαση του έργου, τα αποτελέσματα που προέκυψαν ήταν:

  • Ο δείκτης αποδοτικότητας παροχών, κατά το διάστημα Οκτωβρίου 2006 – Ιανουαρίου 2007 είχε λάβει την τιμή 6,8
  • Οι τιμές των μεταβλητών ελέγχου είχαν παραμείνει σταθερές και ίσες με την τιμή τους κατά την αρχή του έργου

Με δεδομένο ότι ο στόχος του έργου ήταν ο δείκτης αποδοτικότητας παροχών να λάβει την τιμή 6,5, παρατηρούμε ότι ο στόχος επετεύχθη ξεπερνώντας επιπλέον τις αρχικές προσδοκίες κατά 4%.

Παράλληλα, οι τιμές των μεταβλητών ελέγχου παρέμειναν σταθερές, ικανοποιώντας τον αρχικό στόχο.

Κλείνοντας αξίζει να αναφερθεί ότι, πέραν των ποσοτικών αποτελεσμάτων, το έργο παρείχε στην APIVITA μία τεχνογνωσία πάνω σε έναν συγκεκριμένο τρόπο λειτουργίας και διοίκησης των διαδικασιών της, που μπορεί να αποτελέσει εφαλτήριο για την περαιτέρω ανάπτυξη της αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας της εταιρίας.

 

 

Πνευματική ιδιοκτησία

Απαγορεύεται η αναπαραγωγή και παρουσίαση στο κοινό μέσω του διαδικτύου, χωρίς την ρητή και έγγραφη συναίνεσή του δημιουργού.

Τρόποι Εκπαίδευσης & Υλοποίησης Έργων

Στην Changeland, βασιζόμενοι στην πολύχρονη εμπειρία μας, έχουμε δημιουργήσει διαφορετικές επιλογές εκπαίδευσης υλοποίησης έργων, έτσι ώστε να καλύψουμε τις ανάγκες της αγοράς με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο.

Διοίκηση
Συνεχούς Βελτίωσης

Γραφεία
Επιχείρισης

Περιγράφει ένα περιβάλλον Διοίκησης, Ανάπτυξης & Συνεχούς Βελτίωσης (Continuous Improvement) μέσω δομημένης ομαδικής εργασίας. Ένα περιβάλλον για τη συμμετοχική και συστηματική βελτίωση, την ανάπτυξη και μεταφορά τεχνογνωσίας, όπου οι συμμετέχοντες αναπτύσσουν ικανότητες διοίκησης αλλαγών, συνεχούς βελτίωσης, συνεργασίας, άμυλας και ομαδικής δημιουργικής εργασίας.

Ενδοεπιχειρησιακή
Εκπαίδευση

Γραφεία Επιχείρισης
ή Changeland

Το αναλυτικό περιεχόμενο και πρόγραμμα καθώς και οι τιμές προσαρμόζονται στις ανάγκες της κάθε εταιρίας έπειτα από κοινή συνεννόηση.
Συμπεριλαμβάνεται πιστοποιητικό παρακολούθησης.

Διαδραστική
Διαδικτυακή

Σύγχρονη
Tηλεκπαίδευση

Διαδικασία διδασκαλίας με ταυτόχρονη συμμετοχή του εκπαιδευτή και των εκπαιδευομένων σε πραγματικό χρόνο, όπου όμως δεν απαιτείται ο εκπαιδευτής και οι εκπαιδευόμενοι να βρίσκονται στον ίδιο χώρο. 
 
 

Ανοιχτό
Σεμινάριο

Χώρος
Εκδηλώσεων

Σεμινάρια εκπαίδευσης και πιστοποίησης
Close Menu
×

Cart